Megőrzését biztosító hiteles elektronikus bizonylat

Biztosítja a hosszú távú megőrzését az eredeti elektronikus dokumentum - meglehetősen szűk aspektusa iratkezelés. Azonban a feladat elkerülhetetlenül szembesülnek a legtöbb magyar vállalat, amely által meghatározott nemcsak a sajátosságait a munka, hanem a jellemzői az üzleti környezet, ami ma elképzelhetetlen anélkül, hogy az elektronikus dokumentumok. Az elektronikus dokumentum eredetileg létre elektronikus formában és ezért nem rendelkezik a papír eredeti. Elmegy elektronikus környezetben és ennek során az üzleti tevékenység a szervezet megy keresztül számos változás. Ebben a tekintetben a szakemberek felveti az ismerős kérdést a dokumentum menedzsment területen és archív: hogyan lehet biztosítani a biztonságot az eredeti dokumentum elektronikus formában?

Mi az eredeti dokumentum

Szerint Natalia Hramtsovsky, a forgatókönyvet Helyesebb lenne felismerni egy tárgyat, hogy jött létre, ez teljesen kész és alkalmas a rendeltetésszerű használat. A példányszám nem meghatározó. Hasonló álláspontot támasztja alá számos nemzetközi szakértők. Például, Luciana Duranty a University of British Columbia (Kanada) azt mondta, hogy a szkript legyen elsődleges, teljességét és hatékonyságát.

Hitelességének biztosítására elektronikus dokumentum - a megőrzése a legfontosabb jellemzői

Integrity a dokumentum kapcsolódik a teljesség és állandóság annak tartalmát.

Alkalmas minősül olyan dokumentum, amely megtalálható, reprodukálni, stb Az utóbbi feltétel a problémához kapcsolódó elavultsága miatt formátumok, a média, a szoftver és hardver.

Hogyan megőrzését biztosító kulcsfontosságú dokumentum tulajdonságok

Sajátosságára elektronikus dokumentum tisztában kell lenniük azzal, hogy fontos a megőrzése információ tartalommal (hozzászólás). Ez a gyakorlat létezik a világon, mivel a 1960-es, így Magyarországon is. Kezdetben azonban nem volt kapcsolatban a jogi dokumentumok és tudományos adatbázisok. Ma már széles körben ismert, az ilyen módszerek biztosítják a hosszú távú megőrzését információk, mint például átalakítás, migráció és emulációs.

Amellett, hogy a tartalom (content), a szakember a dokumentumkezelő vagy levéltáros kell nyújtania jogi relevanciáját és bizonyító erejét a dokumentumot. Mivel a gyakorlat azt mutatja, ez a feladat társul számos technikai és technológiai problémákat.

Gyakran nehézségek merülnek fel, ha a szükséges ismételt érvényesítését az elektronikus aláírások és egyéb adatokat az okmánnyal kapcsolatos. Például egy cég kerülhet nehéz helyzetbe, miután a tanúsítványt kiállító tanúsítvány CE, akkor meg kell szüntetni, és a tanúsítvány visszavonási - ha egyidejűleg valamilyen oknál fogva, a vállalat nem egy listát a visszavont tanúsítványok. Minél több idő telt el, mivel megkapta a tanúsítványt, annál valószínűbb, hogy továbbra is bizonyíték nélkül.

Kompromisszumos kriptográfiai algoritmusok (kódolását a közzététel teljes vagy annak elemeit, aminek következtében lehetséges, például, hogy hozzon létre egy hamis okmányt, amelyek megfelelnek az „elektronikus” között ezen dokumentum aláírását - az úgynevezett „konfliktus”) is okozhat bizalomvesztés a dokumentumokat, és ennek eredményeként problémák elismerését azok hitelességét.

Fontos annak biztosítása, hogy a jogi jelentőségét és bizonyító erejű dokumentumok a metaadatok megőrzése. Továbbá, nem szabad alábecsülni a kapcsolat dokumentumok egy rendszerben. Ha elektronikus dokumentum kerül ki a lakosság, majd a hitelesség, még a jelenlétében az elektronikus aláírás is megkérdőjelezhető.

Információ a lánc gondnokok egy dokumentum - egy másik elem, hogy ellenőrizze. Amennyiben dokumentumokat tárolnak - kétes társaság vagy egy adatközpont szolgáltatási adó? A válasz erre a kérdésre jelentős szerepet játszik annak meghatározásában a dokumentum státuszát.

InterPARES: a fennmaradt eredeti elektronikus dokumentum nem lehet

Vezető szakértők a dokumentumkezelés ipar állam: ma megbízható megoldásokat és algoritmusok, amelyek fenntartják a működési feltétele az eredeti elektronikus dokumentum, ami még nem létezik. Ezért, hogy a hosszú távú megőrzését az eredeti elektronikus dokumentum (75 év vagy több), miközben a legfontosabb jellemzőit, valamint a jogi jelentőségét és bizonyító erővel lehetetlen. Tárolt script elveszti a „hatékonyság” és előbb-utóbb kiderül egy „múzeumi tárgyak.”

Ez különösen szerint egy tanulmány keretében InterPARES projekt. A fő következtetés vonható le ezeket a jelentéseket lehet kifejezni a következő módon: lehetetlen, hogy az elektronikus dokumentum változatlan, de tudod tartani képes reprodukálni, amely képes létrehozni és fenntartani felhasználható hitelesített másolata elektronikus dokumentumok, amelyek ideális esetben egy script egyenlő érvényességét. Ez a gondolat képezi az eljárások a megtérés és a migráció, használnak sok közlevéltár a világon.

Tény, hogy ez a megközelítés jól ismert számunkra újjászületés gyakorlatok az új technológiákhoz. Közokiratba iratok, munka halványuló szövegek levéltári üzleti (hozzon létre egy hitelesített másolatát teljesen olvashatatlan dokumentum, amely be van ágyazva egy okirat helyett az eredeti), és még a „migráció” az ősi krónikák (másolatot készítenie őket formájában listák) létezett és létezik ugyanazon fogalmi platform " újra és fenntartani. "

megváltoztatni a törvényt

Biztosításának nehézségei hosszú távú megőrzése elektronikus dokumentumok eredetiek, nem csak a technikai és technológiai síkon, hanem a jogi szférában. Magyarországon ez a jogszabályokat kell módosítani, és kiegészítéseket.

Először is, el kell ismerni (és kijavítani szinten a törvény), amelyek biztosítják a hosszú távú megőrzését elektronikus eredetik lehetetlen. Ehelyett szakemberek erőfeszítéseket arra kell irányulnia, hogy biztosítsa a létrehozására és tárolására, a hiteles másolatok. Másodszor, a szükséges szabályozás elveit, amelyek biztosítják a hosszú távú megőrzését elektronikus dokumentumok sérelme nélkül azok jogi jelentőségét és bizonyító erővel. Ebben az esetben beszélünk elvek helyett technológiák változnak átlagosan ötévente.

Harmadszor, a fájlt kell adni a jogot, hogy végezzen az átalakítás elektronikus dokumentumok jogilag releváns dokumentumok másolatát, és igazolom őket. Ezeket a másolatokat kell használni az üzleti és közigazgatási egyenrangú az eredeti.

Amíg ez megtörténik, lehetőség van arra, hogy az elektronikus dokumentumok benyújtott állami hatóságoknak bizonyítékként, illetve igazságügyi hatóságok a bizonyítékok nem vehetők figyelembe. Részaránya azonban az elektronikus dokumentumok általános dokumentációs patak szervezetek gyorsan növekszik, és figyelmen kívül hagyja az ilyen fontos szempont a megőrzése elektronikus dokumentumok biztosítása érdekében azok hitelességét, nem lenne legalább bölcs.